Офисный переезд
Профессиональный офисный переезд - распространённый вид переселения, осуществление которого практически невозможно без квалифицированной помощи работника в области грузоперевозок. Осуществление упаковки и транспортировки большого количества материальных объектов, пожалуй, является под силу только компаниям, предоставляющим логистические услуги и которые обладают достаточным опытом работы в сфере грузоперевозок, включающих в себя и офисные переезды в Санкт-Петербурге.
Стадии проведения офисного переезда
Заранее тщательно спланированный офисный переезд позволит с наименьшими затратами преодолеть все неудобства. Подготовку переезда можно условно распределить на несколько стадий:
Первая стадия работы заключается в выборе мувинговой компании, то есть компании по грузоперевозкам, которая будет осуществлять переезд, получение от неё всей необходимой информации по подготовке и порядку действий, а также определение области ответственности сторон. Данный этап включает в себя следующие операции:
• информирование сотрудников и руководителей отделов о предстоящем переезде, а также действий, которые необходимо им выполнить, определение периода и последовательность выполнения работ непосредственно по переезду (дата, время) с указанием приоритетов выезда отделов или кабинетов.
• установление области ответственности при подготовке со стороны Вашей компании (что именно должно быть подготовлено к моменту начала работ, план передачи помещений для организации переезда).
• утверждение текста договора, условий работы и оплаты. Подписание договора.
Данная стадия включает в себя все сложные места проекта, а также ограничения со стороны мувинговой компании, уточняются вопросы с постановкой автотранспорта, определяются ответственные представители, осуществляющие контроль непосредственно во время переезда.
Следующая стадия заключается в обеспечении необходимой информацией ответственных лиц переезжающей компании о действиях, требуемых предпринять для приготовления и упрощения процесса переезда. Следует заранее подготовить и собрать ценные документы, бухгалтерские ключи, флешки, диски с рабочей информацией и прочие важные вещи, поскольку компания по грузоперевозкам не несёт ответственности за программные продукты офиса. Чтобы работа в новом офисе возобновилась в кратчайшие сроки, необходимо согласовать с менеджером компании по грузоперевозкам подробный план расстановки мебели для каждого отдела или кабинета. Это поможет мувинг-специалистам работать автономно при расстановке мебели. Также во время всего процесса переезда необходимо присутствие в каждом из офисов ответственных лиц со стороны переезжающей компании.
Заключительная стадия офисного переезда заключается в проверке выполнения всех пунктов, указанных в договоре, а также оплата выполненных услуг.
Вариант «Офисный переезд под ключ» включает в себя выполнение всех транспортных, погрузочно-разгрузочных работ, а также сборку, разборку и упаковку офисного инвентаря.
Упаковка и транспортирование офисных элементов
Перемещение офиса имеет свои особенности и трудности. Нужно учесть ряд моментов. Одним из самых важных особенностей в процессе офисного переезда является правильная надёжная упаковка ценного оборудования, документации, мебели. Справиться с этой задачей быстро и аккуратно может только профессионал, знающий особенности и технологию упаковывания. Как правило, схема упаковки каждого элемента мебели индивидуальна, где имеет значение выполнение технологии правильного упаковывания.
Специальными материалами для упаковки являются пузырчатая пленка, скотч/стрейч для удобной фиксации, поролон, гофрокартон из которого создаются короба индивидуального размера. Особенно надёжным является упаковывание мебели и техники в пузырчатую плёнку + картон, где при выносе и погрузке элементы экстерьера также защищены. Если существует необходимость, то перед началом работ по переносу мебели можно предохранить от предполагаемых повреждений пол, стены, элементы декора в здании. Транспортировка перевозимых элементов осуществляется в специализированном автомобиле, где все элементы закреплены ремнями для предельного фиксирования.
Менее дорогостоящие элементы мебели упаковываются исходя из рационального применения материала, а также из расчёта стоимость/безопасность. Обычно, это сочетания: воздушно-пузырчатая пленка, стрейч, картон и скотч, воздушно-пузырчатая пленка и стрейч или картон и скотч, а также другие варианты.
При упаковке оргтехники допустимы различные варианты, к тому же существуют специальные короба, в которые помещают все элементы техники. Мониторы могут упаковываться по несколько штук. Для защиты дисплея создаётся прокладка размера экрана из ВПП/картона, элементы соединяются диаметрально и фиксируются стрейч- пленкой/скотчем, возможно создание индивидуальных коробов и другие варианты.
Процесс ценообразования офисного переезда
Стоимость офисного переезда складывается из множества факторов. Ценообразование формируется исходя из количества транспортируемых рабочих мест, объёма перевозимого имущества и его характеристик (размер, материал мебели, наличие стеклянных поверхностей), наличия тяжёлых предметов (сейфов, металлических шкафов, серверных стоек). Также учитывается график проведения работ: период осуществления переезда, в какие часы можно проводить работы (дневные или вечерние часы, выходные дни), а также количества используемого упаковочного материала.
Существуют 2 схемы расчёта:
• Фиксированная, где окончательная стоимость услуг указана в составленном договоре. Это наиболее приемлемый вариант, поскольку компания берёт на себя риски, связанные с офисным переездом.
• Почасовая, когда заказываются только те услуги, которые необходимы и оплачивается только фактическое время работы. Этот вариант позволяет сэкономить на переезде, но в случае простоя и пробок на дороге, Заказчику могут выдвинуть дополнительные расходы.
В прошлом, 2012 году, ориентировочная стоимость одного места офисного переезда в разных компаниях составляла приблизительно от 800 до 2000 руб., кабинет руководителя – от 1900 до 4500 руб. Также следует принять во внимание стоимость дополнительных услуг, например, услуги грузчика, такелажника, сборщиков мебели. Некоторые компании подходят к процессу формирования цены комплексно, к примеру, офисный переезд «под ключ» площадью до 15 кв.м может составлять 2799 руб. Учитываются также акции и праздничные дни. Однако различные компании формирую оценочную стоимость индивидуально, для этого требуется вызов менеджера-оценщика. Окончательная стоимость услуг указана в составленном договоре. Таким образом, можно заранее планировать свои расходы на перевозку офиса и учитывать их при формировании бюджета.